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Fonds

Les fonds d’archives sont répartis dans 4 séries.

1. Les Fonds de l’institution (FI) comprennent :

Les archives de l’administration centrale et des services généraux
Les archives des entités d’enseignement : facultés, écoles...
Les archives des entités de recherche : instituts, centres...
Les archives des membres de la communauté universitaire parmi lesquels :
Archives de professeurs et chercheurs
Archives du personnel scientifique
Archives du personnel administratif
Archives des associations du personnel
Archives d'entités périphériques
Archives d’étudiants : archives de kots-à-projet, archives de régionales, archives de cercles, archives d'autres associations étudiantes, archives d'associations d'anciens étudiants, archives d'étudiants individuels

2. Les Fonds externes (FE) ne concernent pas l’UCLouvain ou ses membres.

3. Les Fonds déposés (FD) sont conservés aux Archives de l’UCLouvain, mais restent sous la responsabilité des entités UCLouvain ou des tiers les ayant déposés.

4. Les Fonds gérés (FG) ne sont pas conservés aux Archives de l'UCLouvain, mais les Archives en sont partiellement responsables, en co-gestion avec d'autres entités.

Collections

Une collection est un ensemble de documents rassemblé, généralement par l’archiviste, selon leur support (à des fins de conservation spécifique) ou selon une thématique précise.
C’est dans ces buts qu’ont été constituées des Collections (CO) aux Archives de l'UCLouvain.

Les collections contiennent principalement des documents concernant l’UCLouvain (notamment les Annuaires et Programmes d’études depuis 1834, des règlements, des procès-verbaux de différentes instances de direction et entités de l’Université, de publications promotionnelles, des dossiers bio-bibliographiques à propos des professeurs, etc.), mais aussi des documents tout à fait extérieurs. Les types et supports sont multiples : documents visuels et audiovisuels, cours (depuis le 17e siècle), affiches, journaux, peintures, gravures, objets scientifiques, matériels pédagogiques, diplômes, médailles, drapeaux, emblèmes, mobiliers, vêtements, manuscrits, papyrus.