Sous-collection UCL - Archives et documents de et sur l'Université catholique de Louvain

Zone d'identification

Cote

BE A4006 CO 003-UCL

Titre

Archives et documents de et sur l'Université catholique de Louvain

Date(s)

  • 1834 - ... (Production)

Niveau de description

Sous-collection

Étendue matérielle et support

Environ 110 mètre linéaires, principalement papier.

Zone du contexte

Histoire archivistique

Cette sous-collection a porté la cote CO 43 de 2012 à 2017.

Modalités d'entrée

Zone du contenu et de la structure

Portée et contenu

Cette importante et volumineuse collection rassemble des archives et documents produits par l’UCL ou la concernant. La période couverte concerne tant l’université dite « unitaire » (1834-1968) que l’université francophone issue de la séparation (réalisée de fait en 1968 et officialisée en 1970) ayant conduit à la formation de deux universités distinctes : la KUL et l’UCL.
L’idée de cette collection est apparue dès les années 1960 au sein de la section Archives et manuscrits de la Bibliothèque centrale à Louvain. Il s’agissait alors de rassembler les archives « institutionnelles », c’est-à-dire les archives liées à la gestion de l’université. Depuis, la portée de la collection s’est élargie, puisqu’elle peut inclure n’importe quel document produit par ou concernant l’Université et ses membres, y compris les étudiants. La collection se poursuit de nos jours, avec notamment des documents de plus en plus souvent nativement numériques.
La constitution d’une telle collection fut nécessaire afin de pouvoir trouver une place à des pièces isolées qui ne peuvent seules constituer un fonds d’archives. Ces pièces peuvent avoir été données aux Archives par des membres de l’université, parfois avoir été achetées, ou encore avoir été directement récoltées par les archivistes (publications distribuées en rue...). Cette nécessité d’une collection générale s’est renforcée avec le temps et les méthodes de reproduction de plus en plus simples et abordables qui ont conduit à la multiplication de nombreux exemplaires d’un seul et même document. Là encore, la collection permet de ne conserver qu’un seul exemplaire d’un document ou d’une publication de l’université (tels les anciens Annuaires de l’UCL).
La collection comprend notamment les Annuaires et Programmes d’études de l’UCL depuis 1834, des règlements, des procès-verbaux d’entités, des publications promotionnelles, des revues de presse... Les archivistes ont également constitué des dossiers biographiques à propos des professeurs.

Évaluation, extraction, élimination et calendrier de conservation

Accroissements

Mode de classement

Contrairement aux documents des collections consacrées à l’Université ancienne de Louvain et à l’Université d’État de Louvain, les archives de la Collection UCL sont classées selon un plan thématique. L’avantage est de permettre la constitution de dossiers autour d’un même sujet et de faciliter le repérage de doublons.
Le plan de classement s’articule autour de trois thématiques principales inhérentes aux fonctions de l’université et à sa gestion, déclinées ensuite en de nombreuses séries et sous-séries, dont voici le premier niveau :

Administration :


  • Administration générale et gouvernance
  • Communication et relations publiques
  • Gestion de l’information
  • Gestion des ressources humaines et du personnel
  • Gestion des ressources immobilières et mobilières
  • Gestion financière
  • Relations internationales
  • Relations nationales
  • Sécurité et hygiène

Enseignement et affaires étudiantes :


  • Administration de l’enseignement et de la formation
  • Anciens et alumni
  • Évaluation de l’enseignement
  • Facultés et écoles
  • Formation continue et horaires décalés
  • Gestion des cours
  • Information et orientation
  • Insertion socio-professionnelle
  • Instituts annexes
  • Programme d’études
  • Services supports à l’enseignement et à l’étudiant
  • Vie et organisations étudiantes

Recherche :


  • Administration de la recherche
  • Financement
  • Instituts et centres de recherche
  • Personnel de la recherche
  • Plateformes technologiques
  • Résultats
  • Valorisation et communication

Pour le moment, les séries ne sont pas classées selon un ordre précis ou une numérotation stricte ; l’ordre actuel est simplement alphabétique. Collection ouverte et sujette à des évolutions (création de nouvelles séries), le choix a été posé de maintenir une certaine souplesse dans sa gestion en ne s’enfermant pas dans un cadre rigide qui pourrait mal résister au passage du temps. Une réflexion est toutefois à l’étude pour établir un système de cote au niveau de la pièce ou du dossier afin de pérenniser leur identification sans ambiguïté et, corollairement, de faciliter leur citation lors de leur exploitation.

Zone des conditions d'accès et d'utilisation

Conditions d’accès

Les conditions d'accès varient selon les documents. En effet, la collection comporte tant des documents produits dès le départ pour une communication publique (programmes de cours, brochures d'information...) que des documents strictement internes à la gestion de l'université. Ceux-ci seront communicables moyennant examen de leur contenu (ancienneté, présence de données sensibles...) et/ou moyennant l'autorisation de l'entité productrice.

Conditions de reproduction

Langue des documents

Écriture des documents

Notes sur la langue et l'écriture

Caractéristiques matérielles et contraintes techniques

Instruments de recherche

Zone des sources complémentaires

Existence et lieu de conservation des originaux

Existence et lieu de conservation des copies

Unités de description associées

Descriptions associées

Zone des notes

Identifiant(s) alternatif(s)

Ancienne cote

CO 43

Points d'accès

Points d'accès - Sujets

Points d'accès - Lieux

Points d'accès - Noms

Points d'accès - Genre

Zone du contrôle de la description

Identifiant de la description

Identifiant du service d'archives

Règles et/ou conventions utilisées

Statut

Niveau de détail

Dates de production, de révision, de suppression

Langue(s)

Écriture(s)

Sources

Zone des entrées

Sujets associés

Personnes et organismes associés

Genres associés

Lieux associés