Archives de l'Université catholique de Louvain

BE A4006

Archives de l'Université catholique de Louvain

• Service des Archives

• ARCV

• Universitaire

L'Université catholique de Louvain créée un service d'archives en 1982, suite à la décision du Conseil d'administration du 29 avril 1981. Le besoin d'une telle structure s'est matérialisé suite à l'arrivée en 1979-1980 des fonds et collections d'archives issus du partage entre KU Leuven et UCLouvain, année qui marque aussi la fin du déménagement vers Louvain-la-Neuve et Louvain-en-Woluwe.

Création d'un service d'archives par décision du Conseil d'administration de l'Université catholique de Louvain du 29 avril 1981.
Voir également la notice d'autorité de l'Université catholique de Louvain dont les Archives sont un service : https://archives.uclouvain.be/atom/index.php/universite-catholique-de-louvain.

Les Archives de l'UCLouvain sont un service en staff de l'administration de l'UCLouvain placé sous l'autorité de l'Administrateur général.

Les Archives assument par délégation du Conseil d'administration et du Conseil rectoral la responsabilité de l'ensemble des archives conservées à l'UCLouvain. Il s’agit de veiller à la bonne gestion de l'ensemble des documents produits ou acquis par l'Université quel que soit leur support, qu'ils soient versés aux Archives ou conservés au sein des entités. Les Archives réalisent des missions de conseil et de soutien en matière de gouvernance informationnelle, de conservation et de valorisation du patrimoine. Elles ne conservent dans ses locaux que des archives définitives de l'institution et de ses membres - ainsi que certains fonds d'archives extérieures ou déposées - tout en participant à l’organisation de leurs archives vivantes tout au long de leur cycle de vie.

Les Archives de l’UCLouvain conservent des documents de toute nature (textuel, photographique, visuel ou audiovisuel, mais aussi des objets) et sur tout support (papier, électronique) répartis dans des fonds et des collections. Il s’agit :

• de fonds et collections concernant l'Université ancienne de Louvain (1425-1797), l'Université d'État de Louvain (1817-1835) et l'Université catholique de Louvain unitaire (1834-1968) dévolues à l'UCLouvain au terme du partage avec la KU Leuven ;
• d’archives générées par l'Université catholique de Louvain depuis 1968 (archives rectorales, archives de l'administration centrale, archives facultaires, archives des instituts et des centres de recherche) ;
• d’archives personnelles (dons ou legs de personnalités, professeurs ou étudiants de l'université), de pièces isolées acquises ou reçues ;
• de documents possédant une valeur culturelle propre (collections de manuscrits, fonds dits « externes » concernant des sujets variés non liés à l’Université).

L’ensemble est rassemblé au sein de fonds et de collections.

Les Fonds.
Un fonds d’archives est un ensemble de documents produits, reçus ou rassemblés par un même « producteur ».
Les fonds d’archives sont répartis dans quatre séries distinctes.
Les Fonds de l’institution (FI) concernent l’UCLouvain et ses membres. Il s’agit de fonds à propos de l’administration de l’université à tous les niveaux (direction, organes centraux, entités d’enseignement ou de recherche) et de l’activité (enseignement, recherche, service à la société) ou de la vie (notamment associative) de ses membres, qu’il s’agisse de professeurs, de chercheurs, du personnel administratif ou des étudiants. Certains fonds sont plutôt des fonds dits « privés », c’est-à-dire versés par un (ou des) particulier, tandis que d’autres sont plutôt des fonds dits « administratifs », versés régulièrement par les entités constituant l’université.
Les Fonds extérieurs (FE) comprennent des documents confiés aux Archives de l’UCLouvain par des instances et des particuliers, sans relation directe avec l’histoire de l’Université, mais présentant un intérêt à être conservés.
Les Fonds déposés (FD) sont des fonds dont les Archives assurent la bonne conservation. Ils ont été déposés par des entités de l’UCLouvain ou par des tiers qui souhaitaient, en outre, les rendre facilement accessibles aux lecteurs, via la salle de lecture des Archives. Toutefois, ces entités en conservent la gestion (et la propriété dans le cas des tiers à l’UCLouvain), et délivrent notamment les autorisations de consultation.
Les Fonds gérés (FG) sont des fonds qui ne sont pas conservés aux Archives de l'UCLouvain, mais dont les Archives sont partiellement responsables, en co-gestion avec d'autres entités.

Les Collections.
Une collection d’archives est un ensemble de documents rassemblé, généralement par l’archiviste, selon leur support (à des fins de conservation spécifique) ou selon une thématique précise. C’est dans ces buts qu’ont été constituées des Collections (CO) aux Archives. Elles contiennent principalement des documents concernant l’UCLouvain, mais certaines aussi des documents tout à fait extérieurs.
Une importante collection d’archives a été constituée notamment afin d’accueillir et regrouper des séries de documents concernant le fonctionnement de l’UCLouvain et susceptibles d’exister en de multiples exemplaires qu’il n’est pas utile de conserver. Il s’agit par exemple des Annuaires et Programmes d’études de l’UCLouvain depuis 1834, des règlements, des procès-verbaux des différentes instances de direction et entités de l’Université, de publications promotionnelles, etc. Elle comporte aussi des dossiers biographiques à propos des professeurs. Les autres collections contiennent documents visuels et audiovisuels, cours (depuis le 17e siècle), affiches, journaux, peintures, gravures, objets scientifiques, matériels pédagogiques, diplômes, médailles, drapeaux, emblèmes, mobiliers, vêtements, manuscrits, papyrus.

Les Bibliothèques.
Les Archives disposent en outre de deux bibliothèques de travail contenant des publications concernant :

• l’histoire de l’Université de Louvain pris au sens large, de 1425 à nos jours ;
• la discipline archivistique.

Inventaires publiés :

• Françoise HIRAUX et Françoise MIRGUET, Collection de cours manuscrits de l’Université de Louvain 1425-1797, Catalogue analytique, Louvain-la-Neuve, Academia-Bruylant, 2003, 585 p.
• Françoise HIRAUX et Françoise MIRGUET, L'institut supérieur de philosophie de Louvain (1889-1968). Inventaire des archives Introduction historique, Louvain-la-Neuve, Academia-Bruylant, 2008, 520 p.

De nombreux inventaires non publiés sont en cours d'encodage dans AtoM.

Du lundi au vendredi de 9h à 12h15 et de 13h15 à 16h30, uniquement sur rendez-vous. Fermé les jours fériés légaux, le 27 septembre (fête de la Fédération Wallonie-Bruxelles) et entre le 25 décembre et le 1er janvier.

L'entrée aux Archives de l'UCLouvain est libre moyennant inscription ; s'adresser aux archivistes. Une pièce d'identité est nécessaire. La consultation des fonds et collections dans la salle de lecture des Archives est régie par un règlement d'ordre intérieur consultable sur notre site web.
La consultation des documents est soumise à l'autorisation du déposant ou, à défaut, à celle de l'archiviste, dans le respect des règles prévues par la loi, notamment concernant la protection de la vie privée. Les archives de l'administration de l'UCLouvain ne sont consultables qu'avec l'autorisation du service ou de l'entité qui les a émises.
Le prêt de documents est interdit sauf dans le cadre d'exposition. Le prêt est alors régi par des conditions particulières.
La reproduction de documents est autorisée (photocopies et saisies numériques) uniquement dans le cadre d'un usage privé ou scientifique.

Les Archives de l'UCLouvain sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

Les archivistes peuvent fournir une aide à la recherche, sur place ou à distance, et orienter les chercheurs, mais ne font pas les recherches à leur place.

Une photocopieuse (0,05€ la photocopie N&B, 0,10 pour la couleur) et un scanner sont à disposition des lecteurs, moyennant autorisation des archivistes. Des reproductions de qualité supérieure peuvent être réalisée par les Archives sous certaines conditions.

L'accès à un réseau wifi pour visiteur est possible ; s'adresser aux archivistes. L'UCLouvain fait également partie du réseau eduroam (https://www.eduroam.org/) comme de très nombreuses institutions d'enseignement et de recherche de par le monde.

BE A4006

La description du service d'archives est conforme à la première édition de la "Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives" (ISDIAH, 2011).

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Complet

• français